Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Algemeen

In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Opdrachtgever: de partij die opdracht geeft.
2. Opdrachtnemer: Easy salary B.V., KVK 57379661

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, behoudens wijzigingen in deze voorwaarden welke door beide partijen uitdrukkelijk en schriftelijk dienen te zijn bevestigd. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de zijde van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
2. De gedrags- en beroepsregels voor de opdrachtnemer maken deel uit van de overeenkomst. De opdrachtgever verklaart de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig te zullen respecteren.

Artikel 3. Duur van de overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.

Artikel 4. Terbeschikkingstelling van informatie door de opdrachtgever

1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. De opdrachtgever is jegens opdrachtnemer gehouden te voldoen aan de verplichting tot informatievoorziening, voortvloeiende uit de Wet op de identificatie bij dienstverlening (WID), dan wel enige in de toekomst geldende overeenkomstige wet- en regelgeving.
2. In geval van opdrachten tot controle van financiële verantwoordingen zal opdrachtgever de opdrachtnemer op de hoogte brengen van alle overige informatie die voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht relevant is.
3. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voorzover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit.
4. Indien en voorzover opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden aan deze geretourneerd.
5. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van opdrachtgever.
6. Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment dat opdrachtgever aan de in dit artikel genoemde verplichting heeft voldaan.
7. Opdrachtnemer zal het recht van retentie hebben met betrekking tot alle door haar geproduceerde bescheiden en gegevens.

Artikel 5. Uitvoering van de opdracht

1. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke persoon de verleende opdracht uitgevoerd wordt.
2. Indien opdrachtgever derden bij de uitvoering van de opdracht wenst te betrekken, zal hij daartoe slechts overgaan na daarover met opdrachtnemer overeenstemming te hebben bereikt, tenzij voor het inschakelen van een derde partij geen extra kosten in rekening worden gebracht.
3. Indien tijdens de opdracht werkzaamheden zijn verricht ten behoeve van het beroep of bedrijf van opdrachtgever welke niet vallen onder de werkzaamheden zoals overeengekomen, wordt aan de daarop betrekking hebbende aantekeningen in de administratie van opdrachtnemer het vermoeden ontleend dat deze werkzaamheden in incidentele opdracht van opdrachtgever zijn verricht. Deze aantekeningen dienen betrekking te hebben op tussentijds overleg van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Artikel 6. Geheimhouding

1. Opdrachtnemer is, tenzij hij een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking heeft (daaronder begrepen doch niet beperkt tot verplichtingen voortvloeiende uit de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties), verplicht tot geheimhouding tegenover derden.
2. Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die aan hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele, of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.
3. Tenzij daartoe door opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen of andere al of niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer, die niet zijn opgesteld of gedaan met de strekking derden van de daarin neergelegde informatie te voorzien, niet openbaar maken. De opdrachtgever zal er tevens voor zorgdragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen.

Artikel 7. Intellectuele eigendom

1. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de opdracht van opdrachtgever, voorzover deze uit de wet voortvloeien.
2. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan hulpmiddelen van die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer.

Artikel 8. Honorarium

1. Het honorarium van opdrachtnemer is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende opdracht.
2. Indien na de totstandkoming van de overeenkomst, doch voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is opdrachtnemer gerechtigd het overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen, tenzij opdrachtgever en opdrachtnemer hierover andere afspraken hebben gemaakt.
3. Opdrachtnemer is gerechtigd het overeengekomen tarief te wijzigen met ingang van het volgende kalenderjaar. Opdrachtnemer stelt opdrachtgever hiervan uiterlijk één maand van te voren van op de hoogte.
4. Het honorarium van opdrachtnemer, zo nodig vermeerderd met voorschotten en declaraties van ingeschakelde derden, wordt per week, maand, per kwartaal, per jaar of na volbrenging van de werkzaamheden aan opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij opdrachtgever en opdrachtnemer hierover andere afspraken hebben gemaakt. Over alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer verschuldigde bedragen wordt de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht.
5. Opdrachtnemer is gerechtigd om tussentijds te factureren voor de achterliggende periode indien er sprake is van een tariefeenheid groter dan één maand, zoals bij kalenderjaarlijkse tarieven.

Artikel 9. Betaling

1. Betaling door opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan 14 (veertien) dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden in Nederlandse valuta door middel van overmaking ten gunste van een door opdrachtnemer aan te wijzen bankrekening.
2. Indien opdrachtgever niet binnen de onder 9.1 genoemde termijn heeft betaald, is opdrachtnemer gerechtigd, nadat hij opdrachtgever ten minste eenmaal heeft aangemaand te betalen, zonder nadere ingebrekestelling en onverminderd de overige rechten van opdrachtnemer, vanaf de vervaldag opdrachtgever de wettelijke rente volgens artikel 119a Boek 6 van het BW in rekening te brengen tot op de datum van algehele voldoening.
3. Alle gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso) kosten, die opdrachtnemer maakt als gevolg van de niet-nakoming door opdrachtgever van diens betalingsverplichtingen, komen ten laste van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn vastgesteld op ten minste 15% van het te vorderen bedrag. Indien deze hoger uitvallen, dan komt het meerdere ook ten laste van opdrachtgever.
4. Opdrachtnemer is te allen tijde gerechtigd van opdrachtgever te verlangen, dat deze onverwijld (aanvullende) zekerheid stelt in een door opdrachtnemer te bepalen vorm. Indien opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is opdrachtnemer gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen opdrachtgever aan opdrachtnemer uit welke hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar.
5. In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voorzover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk verbonden voor de betaling van het factuurbedrag.
6. Opdrachtnemer is bevoegd om de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van bescheiden of andere zaken aan opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen op opdrachtgever volledig zijn voldaan.

Artikel 10. Reclames

1. Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk binnen 60 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 60 dagen na de ontdekking van het gebrek indien opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt.
2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaald honorarium.

Artikel 11. Leveringstermijn

1. Is opdrachtgever een vooruitbetaling verschuldigd of dient hij voor de uitvoering benodigde informatie en/of materialen ter beschikking te stellen dan gaat de termijn waarbinnen de werkzaamheden dienen te worden afgerond niet eerder in dan nadat de betaling geheel is ontvangen, respectievelijk de informatie en/of materialen geheel ter beschikking zijn gesteld.
2. Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn slechts te beschouwen als een fatale termijn indien dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
3. De overeenkomst kan – tenzij uitvoering ontwijfelbaar blijvend onmogelijk is – door opdrachtgever niet wegens termijnoverschrijding worden ontbonden, tenzij opdrachtnemer de overeenkomst ook niet of niet geheel uitvoert binnen een hem na afloop van de overeengekomen leveringstermijn schriftelijk aangezegde redelijke termijn. Ontbinding is dan toegestaan conform artikel 6:265 BW.

Artikel 12. Opzegging

1. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de overeenkomst alleen tegen het einde van het kalenderjaar opzeggen met een opzegtermijn van 3 (drie) maanden voor de afloopdatum van het kalenderjaar en alleen met ingang van het nieuwe kalenderjaar, tenzij opdrachtgever en opdrachtnemer hierover schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
2. Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden meegedeeld.
3. Indien opdrachtgever opzegt, dan zal opdrachtnemer dit schriftelijk bevestigen. Opdrachtgever houdt zelf in de gaten of hij deze bevestiging ontvangt.
4. Indien de in dit artikel genoemde opzegtermijn door opdrachtgever niet gehonoreerd wordt, ofwel indien een opzegging tegen het einde van kalenderjaar te laat plaatsvindt, dan wordt een honorarium voor het hierna volgende kalenderjaar in rekening gebracht door opdrachtnemer bij opdrachtgever ter grootte van het honorarium over het hiervoor liggende kalenderjaar voor de betreffende administratie.
5. Indien de opdracht meerdere administraties (van meerdere werkgevers) omvat, dan geldt voor iedere afzonderlijke administratie de opzegtermijn als genoemd in dit artikel. Bij een opzegging dient opdrachtgever dan ook schriftelijk aan te geven of de opzegging voor alle administraties samen geldt, of dat deze opzegging juist voor een of meerdere afzonderlijke administraties geldt, waarbij de namen voor de afzonderlijke administratie(s) genoemd worden.
6. Coulanceregeling: een uitzondering op lid 5 van dit artikel geldt als opdrachtgever een administratie niet meer voert of uitbesteedt of als deze in het geheel niet meer gevoerd hoeft te worden (door bijvoorbeeld bedrijfsbeëindiging van de betreffende administratie). Het dient in deze gevallen door opdrachtgever aan opdrachtnemer bewezen te worden dat opdrachtgever de administratie niet meer voert of uitbesteedt of als deze in het geheel niet meer gevoerd hoeft te worden, bijvoorbeeld door een ondertekende opzegbrief van betreffende administratie of een uitschrijving uit het handelsregister. Als dit door opdrachtgever bewezen is dan geldt de coulanceregeling: er is dan geen opzegtermijn zoals genoemde in het eerste lid van dit artikel.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

1. Voor alle directe vermogensschade van opdrachtgever, op enigerlei wijze verband houdend met, dan wel veroorzaakt door niet-, niet tijdige of niet behoorlijke uitvoering van de opdracht, is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot een maximum bedrag van het bedrag van het honorarium van de desbetreffende opdracht over het vorige kalenderjaar. Indien er het vorige jaar geen honorarium was, geldt het honorarium van het huidige kalenderjaar. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, welke is veroorzaakt doordat opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt.
2. Opdrachtnemer is nooit aansprakelijk voor persoonsschade: ten gevolge van letsel of benadeling van de gezondheid al dan niet dood tot gevolgd hebbend (schade aan personen) en beschadiging, vernietiging of verdwijning van zaken van anderen dan opdrachtnemer.
3. Voor alle indirecte schade, waaronder mede begrepen stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van opdrachtgever, op enigerlei wijze verband houdend met, dan wel veroorzaakt door een fout in de uitvoering van de werkzaamheden door opdrachtnemer, is deze nimmer aansprakelijk.
4. Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van opdrachtgever ongedaan te maken.
5. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, opdrachtnemer of derden.
6. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden welke direct of indirect, middellijk of onmiddellijk met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen.
7. Iedere aansprakelijkheid van opdrachtnemer jegens opdrachtgever, waaronder organen van opdrachtgever zijnde rechtspersoon, is uitdrukkelijk beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van opdrachtnemer wordt uitbetaald.
8. Opdrachtnemer adviseert altijd om de wet- en (CAO) regelgeving volledig op te volgen. Opdrachtnemer is nooit aansprakelijk voor schade geleden doordat opdrachtgever dit advies niet wenste op te volgen.
9. Opdrachtnemer is nooit aansprakelijk voor schade indien opdrachtgever bewust een risico neemt. Opdrachtnemer heeft slechts de verplichting om zich in te spannen de opdrachtgever te adviseren over risico’s. Opdrachtgever is vrij om zelf te beslissen of een risico aanvaardbaar is en draagt hiervan zelf het risico.

Artikel 14. Uitgangspunten en aansprakelijkheid bij het ter beschikking stellen van arbeidskrachten op locatie van opdrachtgever

1. Dit artikel is van toepassing indien opdrachtnemer een arbeidskracht ter beschikking stelt aan opdrachtgever, waarbij de arbeidskracht een zelfstandige ondernemer is of in dienstbetrekking bij opdrachtnemer of een ander is en de arbeidskracht werkzaamheden op locatie van opdrachtgever zelf of op een door opdrachtgever aangewezen locatie verricht.
2. Opdrachtnemer is slechts gehouden zich in te spannen om een juiste arbeidskracht te vinden. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het beoordelen van de geschiktheid van de arbeidskracht.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor vermogensschade, persoonsschade of schade, vernietiging of verdwijning van zaken van anderen dan opdrachtnemer.
4. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk indien de arbeidskracht niet aan de verwachting van opdrachtgever voldoet of de werkzaamheden niet op de verwachte manier uitvoert. Opdrachtgever kan niet reclameren met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en het gedeclareerde honorarium.
5. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade indien de arbeidskracht om wat voor reden dan ook de opdracht voortijdig beëindigt.
6. Opdrachtnemer is niet verplicht om vervanging te zoeken indien de opdracht (voortijdig) eindigt.
7. Opdrachtgever is aansprakelijk voor schade die de arbeidskracht in uitoefening van zijn werkzaamheden lijdt.

Artikel 15. Vervaltermijn

Voorzover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens opdrachtnemer in verband met het verrichten van werkzaamheden door opdrachtnemer in ieder geval na één jaar na het moment waarop opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.

Artikel 16. Verbod van overname werknemers en arbeidskrachten

Het is de opdrachtgever, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer, verboden gedurende de periode waarin opdrachtnemer werkzaamheden voor opdrachtgever verricht alsmede gedurende een periode van 12 (twaalf) maanden na afloop daarvan één of meer werknemers van opdrachtnemer, of door opdrachtnemer ter beschikking gestelde arbeidskrachten zoals beschreven in artikel 14, in dienst te nemen dan wel anderszins direct of indirect gebruik te maken van hun diensten op straffe van betaling aan opdrachtnemer van een vergoeding van € 25.000,– (zegge: vijfentwintigduizend euro) voor elke geconstateerde overtreding en van € 1.000,– (zegge: eenduizend euro) voor elke dag, dat opdrachtgever in overtreding is, onverminderd het recht van opdrachtnemer om in plaats daarvan vergoeding der werkelijk geleden schade te vorderen.

Artikel 17. Overmacht

Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt, stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen zijn onderneming, worden die verplichtingen opgeschort tot op het moment dat opdrachtnemer alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.

Artikel 18. Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer gevestigd is.
3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 zijn opdrachtgever en opdrachtnemer bevoegd om geschillen aan een college voor geschillen voor te leggen.

Artikel 19. Verwerkersovereenkomst en de Algemene Verordering Gegevensbescherming  (AVG)

1. Op alle opdrachten waarbij persoonsgegevens worden bewerkt is de Verwerkersovereenkomst van opdrachtnemer van toepassing. Deze wordt gezien als integraal onderdeel van de opdracht.
2. Opdrachtgever zal opdrachtnemer schriftelijk op de hoogte stellen indien opdrachtgever de Verwerkersovereenkomst niet ontvangen heeft.

Verwerkersovereenkomst, onderdeel van Algemene Voorwaarden

Deze Verwerkersovereenkomst is opgesteld conform Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25-05-2018 en maakt integraal onderdeel uit van de Algemene Voorwaarden van Easy Salary B.V. voor opdrachten waarbij er persoonsgegevens worden bewerkt.

Aanvullende definities ten opzichte van de Algemene Voorwaarden

• Opdrachtgever is “Verantwoordelijke” indien de persoonsgegevens ten behoeve van Opdrachtgever zelf (niet: een klant van Opdrachtgever) worden bewerkt.

• Opdrachtgever is “Verwerker” indien de persoonsgegevens ten behoeve van een andere onderneming (doorgaans: een klant van opdrachtgever) worden bewerkt.

• Opdrachtnemer is “Verwerker” indien de opdrachtgever een “Verantwoordelijke” voor de persoonsgegevens is.

• Opdrachtnemer is “Sub-Verwerker” indien opdrachtgever een “Verwerker” voor de persoonsgegevens is (“Verantwoordelijke” is in dit geval doorgaans direct of indirect klant bij opdrachtgever).

• ‘Betrokkenen’ zijn de personen van wie de gegevens verwerkt worden, met name werknemers en werkgevers en eventuele hieraan verbonden personen

In aanmerking nemende dat :

• Opdrachtgever de beschikking heeft over persoonsgegevens (hierna: ‘’Persoonsgegevens’’) van diverse betrokkenen;
• Opdrachtgever bepaalde vormen van verwerking wil laten verrichten door Opdrachtnemer;
• waarvoor Opdrachtgever de doeleinden en middelen aanwijst en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
• Opdrachtnemer hiertoe bereid is en tevens bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
• waar in deze overeenkomst gesproken wordt over Persoonsgegevens, hiermee Persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) bedoeld worden;
• Partijen hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst.

ARTIKEL 1. DOELEINDEN VAN VERWERKING

1.1. Opdrachtnemer verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Opdrachtgever Persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden voor de doeleinden zoals door Opdrachtgever zijn vastgesteld.

1.2. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in de Opdrachtbevestiging of Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Opdrachtnemer mag echter de Persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden of het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening. Tevens mag Opdrachtnemer de gegevens in geaggregeerde, niet herleidbare, vorm gebruiken.

ARTIKEL 2. VERPLICHTINGEN OPDRACHTNEMER

2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Opdrachtnemer zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van Persoonsgegevens, zoals de AVG.

2.2. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.

2.3 Opdrachtnemer zal meewerken aan verzoeken van Opdrachtgever in het kader van privacyverplichtingen van Opdrachtgever. Eventuele tijdsbesteding en inlogaccounts door Opdrachtnemer worden hierbij in rekening gebracht bij Opdrachtgever.

ARTIKEL 3. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

3.1. Opdrachtnemer geeft persoonsgegevens alleen door indien opdrachtnemer dit noodzakelijk acht voor verwerkingsdoeleinden zoals genoemd in artikel 1, bijvoorbeeld bij het gebruik maken van (salaris of –personeels)software om de opdracht correct uit te kunnen voeren, of bij het inschakelen van ingehuurde externe partijen die opdrachtgever noodzakelijke acht om de opdracht correct uit te kunnen voeren.

ARTIKEL 4. VERDELING VAN VERANTWOORDELIJKHEID

4.1. De toegestane verwerkingen worden langs volledig geautomatiseerde weg onder controle van Opdrachtnemer uitgevoerd.

4.2. Opdrachtnemer is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Opdrachtgever en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Voor de overige verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de Persoonsgegevens door de Opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Opdrachtnemer uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.

4.3. Opdrachtgever garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de Persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.

4.4 Opdrachtnemer adviseert opdrachtgever om zoveel mogelijk gebruik te maken van een inlogaccount om zelf gegevens te downloaden. Indien opdrachtgever toch gegevens via een andere weg ontvangt, zoals via e-mail of de post, dan kan opdrachtnemer niet garanderen dat in het verzenden hiervan geen fouten in ontstaan omdat het verzenden mensenwerk is.

ARTIKEL 5. INSCHAKELEN VAN DERDEN OF ONDERAANNEMERS

5.1. Opdrachtnemer maakt in het kader van de opdracht of deze Verwerkersovereenkomst gebruik van derden, bijvoorbeeld voor salarisadministratiesoftware en data-backups, in het kader van het doeleinde van de verwerking. Opdrachtgever geeft hier uitdrukkelijke toestemming toe.

5.2 Opdrachtnemer kan ook andere dan in 5.1 genoemde derden inschakelen, indien opdrachtnemer hier reden toe ziet, in het kader van het doeleinde van de verwerking. Opdrachtgever geeft hier uitdrukkelijke toestemming toe. Opdrachtgever zal hierbij altijd inventariseren of derden voldoen aan de beveiligingseisen die opdrachtnemer stelt in het kader van de opdracht of deze verwerkersovereenkomst.

5.3 Opdrachtnemer zal Opdrachtgever, indien zij daarom expliciet verzoekt, opgave doen van de ingeschakelde derden of onderaannemers voor de lopende overeenkomst.

5.4 Uitgangspunt is altijd dat derden en onderaannemers van Opdrachtnemer met passende technische en organisatorische oplossingen de bedrijfsvoering helpen in het kader van het doel van de opdracht.

5.5 Indien derden of onderaannemers van Opdrachtnemer zich buiten de EU gevestigd hebben, dan zal Opdrachtnemer inventariseren of het privacybeleid van betreffende derden of onderaannemers adequaat is.

ARTIKEL 6. BEVEILIGING

6.1. Opdrachtnemer zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van Persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de Persoonsgegevens). Opdrachtnemer kan niet garanderen dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is.

6.2. Opdrachtnemer heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

• logische toegangscontrole, gebruik makend van wachtwoorden;
• beveiliging van netwerkverbindingen;
• doelgebonden toegangsbeperkingen;
• controle op toegekende bevoegdheden.

6.3. Opdrachtgever stelt enkel Persoonsgegevens aan Opdrachtnemer ter beschikking voor verwerking, indien zij zich er van heeft verzekerd dat hierbij de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

6.4 In het kader van elektronisch verkeer per e-mail is Opdrachtgever er zelf verantwoordelijk voor de nodige beveiligingsmaatregelen te treffen, zoals haar mailbox voldoende te beveiligen. Indien opdrachtgever geen persoonsgegevens per e-mail wenst te ontvangen, dan zal opdrachtgever dit schriftelijk kenbaar maken aan opdrachtnemer.

ARTIKEL 7. MELDPLICHT

7.1. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek zal Opdrachtnemer Opdrachtgever daarover informeren, naar aanleiding waarvan Opdrachtgever beoordeelt of zij de betrokkenen zal informeren of niet. Opdrachtgever is en blijft verantwoordelijk voor een eventuele wettelijke verplichtingen daartoe.

7.2. Een melding moet door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.

ARTIKEL 8. AFHANDELING VERZOEKEN PRIVACY BETROKKENEN

8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot inzage, of verbetering, aanvulling, wijziging of afscherming, richt aan Opdrachtnemer, zal Opdrachtnemer het verzoek doorsturen aan Opdrachtgever, en zal Opdrachtgever het verzoek verder afhandelen, waarbij Opdrachtnemer betrokkene op de hoogte mag stellen.

8.2 Opdrachtnemer zal Opdrachtgever helpen te voldoen aan de plichten met betrekking tot privacyrechten van betrokkenen.

8.3 Eventuele kosten voor tijdsbesteding of inlogaccounts voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen worden in rekening gebracht bij Opdrachtgever.

ARTIKEL 9. GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID

9.1. Op alle Persoonsgegevens die Opdrachtnemer van Opdrachtgever ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.  Dit geldt tevens voor het personeel van opdrachtnemer en ingehuurde derden door opdrachtnemer.

9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

ARTIKEL 10. AUDIT

10.1. Opdrachtgever heeft het recht om een audit uit te laten voeren door een onafhankelijke partij, aan te wijzen door Opdrachtnemer, of een partij waarmee Opdrachtnemer akkoord is.

10.2 Opdrachtnemer bepaalt het tijdstip en locatie van de audit

10.3 Alle directe en indirecte kosten van de audit komen te allen tijde voor rekening van Opdrachtgever

10.4 Tijdsbesteding van Opdrachtnemer ten behoeve van de audit, alsmede verstrekte inlogaccounts ten behoeve van de audit, worden door Opdrachtnemer bij Opdrachtgever in rekening gebracht.

ARTIKEL 11. DUUR EN BEËINDIGING, BEWAARPLICHT

11.1. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur van de samenwerking van Partijen.

11.2. De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.

11.3 Na afloop van de opdracht bewaart opdrachtnemer de data gedurende de wettelijke bewaartermijn. Opdrachtgever is er zelf verantwoordelijk voor om tijdig de benodigde data te downloaden, voordat de opdracht afloopt. Indien Opdrachtgever toch een beroep doet op inzage van gegevens na afloop van de Opdracht, dan stelt Opdrachtnemer deze data voor opdrachtgever nog wel beschikbaar, waarbij de kosten in rekening worden gebracht bij Opdrachtgever voor de inlogaccount(s) en tijdsbesteding.

11.4 Op verzoek van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer al eerder dan het verstrijken van de geldende bewaartermijn data vernietigen. De meerkosten hiervan, inclusief tijdsbesteding door Opdrachtnemer, worden in rekening gebracht bij Opdrachtgever.

ARTIKEL 12. OVERIGE BEPALINGEN

12.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.

12.2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de plaats waar Opdrachtnemer gevestigd is.

12.3. Logs en gedane metingen door Opdrachtnemer gelden als dwingend bewijs, behoudens tegenbewijs te leveren door Opdrachtgever.