De AVG per 25 mei 2018 en vertrouwelijke gegevens van uw personeel

Per 25 mei gaat de AVG (Algemene Verordering Gegevensbescherming) in, welke gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering op het gebied van privacyrechten. Graag attenderen wij u op de mogelijkheid tot het gebruik van de ‘Qwoater Dossiermodule’ van onze software, waarmee u conform de AVG de personeelsdossiers kunt bijhouden, opslaan en weer vernietigen. Wij adviseren u dan ook om uiterlijk per 25 mei 2018 van deze module gebruik te gaan maken.

Hieronder een overzicht van de voordelen van de Qwoater Dossiermodule:

Gestructureerd documenten & dossiers aanleggen
Documenten direct en op veilige wijze conform AVG delen (bijvoorbeeld met de werknemer, accountant of ons, naar wens in te stellen
Dossiers direct beschikbaar
Altijd & overal toegang tot de dossiers
Iedereen dezelfde actuele versie van documenten
Documenten genereren (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, aanzegbrieven, brieven salarisaanpassingen, et cetera)
Automatisch vernietigen documenten (conform verplichte bewaartermijn AVG: 2, 5 of 7 jaar)
Toegang tot dossiers via autorisatiematrix (naar wens in te stellen)
Managementinformatie over dossiers (zoals een overzicht van de ontbrekende gegevens)
Bonnetjes opslaan en toevoegen aan declaraties (eventueel ook door werknemer zelf op te slaan)
Eenvoudig het volledige dossier van alle werkgevers- en werknemersdocumenten te downloaden

De dossiermodule is volledig geïntegreerd in onze salarissoftware en eenvoudig te activeren. Neem contact met ons op indien u hiervan als u meer informatie wenst over de mogelijkheden en/of de kosten. U kunt ook via onze softwareleverancier de Qwoater Quickscan uitvoeren, waarna een persoonlijk rapport met tips/adviezen naar u gemaild zal worden.

Volledigheidshalve: naast een goede dossiervorming zijn er nog enkele andere zaken die geregeld dienen te worden conform de AVG. Bijvoorbeeld uw personeel informeren met wie hun gegevens gedeeld worden, een Verwerkersovereenkomst opstellen met de partijen met wie de gegevens gedeeld worden (deze overeenkomst tussen u en ons is reeds opgesteld), een overzicht opstellen van de gegevens die verwerkt worden, et cetera.

Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de Autoriteit Persoonsgegevens, waar bijvoorbeeld een Stappenplan ter beschikking gesteld is.

Nieuws

De salarisadministratie uitbesteden, hoe werkt dat?

December 2019

Wilt u als accountant of administrateur de salarisadministratie uitbesteden, maar weet u niet precies hoe het in zijn werk gaat? Outsourcing kan verschillende vormen aannemen. In dit blog benoemen we de mogelijkheden die wij aanbieden en werking in de praktijk.

Loonadministratie-zelf-doen-met-ondersteuning

Loonadministratie zelf doen, met professionele ondersteuning

November 2019

Bent u een accountant, administrateur of boekhouder en krijgen uw klanten personeel in dienst? Dan dient er een loonadministratie bijgehouden te worden. Uitbesteden is een goede manier om de kwaliteit te waarborgen en stelt u in staat om uw corebusiness de volledige aandacht te geven. Liever de loonadministratie zelf doen, met professionele ondersteuning? Dat is ook prima mogelijk. Veel salarisadministrateurs bieden deze optie voor wie de maximale controle wil houden, maar wel wat hulp kan gebruiken.