De AVG per 25 mei 2018 en vertrouwelijke gegevens van uw personeel

14-05-2018

gdpr

Per 25 mei gaat de  AVG (Algemene Verordering Gegevensbescherming) in, welke gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering op het gebied van privacyrechten. Graag attenderen wij u op de mogelijkheid tot het gebruik van de ‘Qwoater Dossiermodule’ van onze software, waarmee u conform de AVG de personeelsdossiers kunt bijhouden, opslaan en weer vernietigen. Wij adviseren u dan ook om uiterlijk per 25 mei 2018 van deze module gebruik te gaan maken. 

Hieronder een overzicht van de voordelen van de Qwoater Dossiermodule:
  • Gestructureerd documenten & dossiers aanleggen
  • Documenten direct en op veilige wijze conform AVG delen (bijvoorbeeld met de werknemer, accountant of ons, naar wens in te stellen
  • Dossiers direct beschikbaar
  • Altijd & overal toegang tot de dossiers
  • Iedereen dezelfde actuele versie van documenten
  • Documenten genereren (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, aanzegbrieven, brieven salarisaanpassingen, et cetera)
  • Automatisch vernietigen documenten (conform verplichte bewaartermijn AVG: 2, 5 of 7 jaar)
  • Toegang tot dossiers via autorisatiematrix (naar wens in te stellen)
  • Managementinformatie over dossiers (zoals een overzicht van de ontbrekende gegevens)
  • Bonnetjes opslaan en toevoegen aan declaraties (eventueel ook door werknemer zelf op te slaan)
  • Eenvoudig het volledige dossier van alle werkgevers- en werknemersdocumenten te downloaden

De dossiermodule is volledig geïntegreerd in onze salarissoftware en eenvoudig te activeren. Neem contact met ons op indien u hiervan als u meer informatie wenst over de mogelijkheden en/of de kosten. U kunt ook via onze softwareleverancier de Qwoater Quickscan uitvoeren, waarna een persoonlijk rapport met tips/adviezen naar u gemaild zal worden.

Volledigheidshalve: naast een goede dossiervorming zijn er nog enkele andere zaken die geregeld dienen te worden conform de AVG. Bijvoorbeeld uw personeel informeren met wie hun gegevens gedeeld worden, een Verwerkersovereenkomst opstellen met de partijen met wie de gegevens gedeeld worden (deze overeenkomst tussen u en ons is reeds opgesteld), een overzicht opstellen van de gegevens die verwerkt worden, et cetera. 
 

Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de Autoriteit Persoonsgegevens, waar bijvoorbeeld een Stappenplan ter beschikking gesteld is.