Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

23-08-2019

Salarisadministratie-uitbesteden-of-zelf-doen

Klanten verwachten vaak dat accountants en administrateurs ook de loonverwerking verzorgen. Dit brengt een belangrijke vraag met zich mee: ga ik de salarisadministratie uitbesteden of zelf doen? In dit blog vertellen we over de voordelen van beide opties zodat u als accountant of administrateur de beste keuze kunt maken.

Voordelen salarisadministratie uitbesteden

Waarom salarisadministratie uitbesteden, wat zijn de voordelen hiervan? Als een accountant of administrateur ervoor kiest om de loonverwerking te outsourcen, dan heeft dat vaak drie hoofdredenen:

  1. Waarborging van de kwaliteit

Salarisadministratie is een complex proces dat veel kennis vereist over CAO’s, arbeidsrechtelijke aspecten en de wet- en regelgeving. De regels veranderen continu en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven. Een uitdaging als loonadministratie niet uw corebusiness is. Ook moet u weten hoe u de periodieke en variabele componenten op een efficiënte en foutongevoelige manier verwerkt. Bovendien dient de salarisadministratie op een rendabele wijze geïntegreerd te worden in de bedrijfsvoering. Bij uitbesteding hoeft u zich niet te verdiepen in de materie en werkwijzen en profiteert u van de up-to-date kennis en ervaring van een expert. Met als resultaat een optimaal gewaarborgde kwaliteit richting uw klanten. 

Voordat u een externe partij inschakelt is het uiteraard van belang om na te gaan of deze voldoende in huis heeft en een hoogwaardige professionele partner is. Het is raadzaam om u goed te informeren en veel gerichte, gedetailleerde vragen te stellen. Verdiep u daarnaast in de salarissoftware en controleer of deze een efficiënte en foutongevoelige werkwijze ondersteunt. 

  1. Waarborging van de continuïteit

Bij kleine en middelgrote accountants- en administratiekantoren is vaak één persoon verantwoordelijk voor de salarisverwerking. Dit kan voor problemen zorgen bij ziekte, vakantie of een onverwachts drukke week. Wellicht is er een proformaberekening nodig voor een sollicitant die morgen komt of wil de werkgever met spoed een nieuwe arbeidsovereenkomst aanbieden. Het is dan van belang dat er iemand klaar staat om de werkzaamheden uit te voeren. De salarisadministratie uitbesteden voorkomt teleurstellingen en betekent meer zekerheid voor u en uw klanten.

  1. Kostenbesparing

Het juist uitvoeren van de salarisadministratie is een tijdrovend karwei. Als de tijdsbesteding wordt meegerekend, is outsourcing tot ca drie volledige FTE’s aan werkzaamheden rendabeler. U betaalt een eenmalig bedrag voor het inrichten van de loonverwerking en de software en besteedt wat tijd aan handig worden met het systeem. Deze investeringen worden binnen afzienbare tijd terugverdiend door de efficiënte werkwijze en facturabele werkzaamheden (i.p.v. uitzoekwerkzaamheden).

Daarnaast verzorgt de externe partij een correcte salarisadministratie waardoor de kans op boetes van de belastingdienst minimaal is. Als u met een externe salarisadministrateur in zee gaat, kunt u zich bovendien volledig focussen op uw corebusiness en meer winst behalen.

Voordelen salarisadministratie zelf doen

Als een accountant of administrateur ervoor kiest om de salarisverwerking zelf te doen, dan zijn hier vaak twee redenen voor:

  1. Verwachte lagere kosten ten opzichte van uitbesteden

Als de tijdsbesteding van u en uw collega’s niet wordt meegerekend, dan is de loonadministratie zelf doen voordeliger dan outsourcing. Als de uren wel worden meegenomen, dan is de salarisverwerking in eigen beheer houden pas rendabel vanaf drie volledige FTE’s aan werkzaamheden. Dit komt omdat er met weinig volume relatief veel tijd gestoken dient te worden in bijscholen en uitzoekwerkzaamheden. De wetten, regelgevingen, CAO’s, rekenvoorschriften etc. wijzigen namelijk continu. Als u hiervan niet op de hoogte blijft, dan zal de dienstverlening snel verslechteren.

  1. Meer controle over de werkzaamheden

Een accountant of administrateur geeft er vaak de voorkeur aan om werkzaamheden en gegevens in eigen beheer te houden. Dit geeft men het gevoel meer controle te hebben over de dienstverlening. Kleine aanpassingen zijn bijvoorbeeld eenvoudig door te voeren zonder dat overleg met een externe partij nodig is.

Als u de werkzaamheden door personeel laat uitvoeren, is het wel belangrijk dat de processen, werkwijzen en bijzonderheden geregistreerd worden. Het komt vaak voor dat een of meerdere personeelsleden een ‘black box’ binnen de organisatie creëren en u – in tegenstelling tot wat u wil bereiken- juist minder controle heeft. Dit leidt tot een grotere afhankelijkheid van uw personeel en kan problemen met zich meebrengen tijdens afwezigheid.

We hopen dat u met behulp van de informatie in dit blog de vraag ‘salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?’ kan beantwoorden. Mochten er nog onduidelijkheden zijn, schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Wij ondersteunen beide opties en adviseren u graag, ongeacht wat de huidige situatie is.

Heeft u bijvoorbeeld de salarisadministratie nu zelf in beheer en loopt dit niet naar behoren? Wij adviseren u vrijblijvend over een structurele oplossing, rekening houdend met uw wensen. Wilt u alleen gebruikmaken van betere software? Wij bieden de meest moderne softwareoplossing Loket.nl. Onze dienstverlening omvat ook het inrichten van de salarisadministratie of het volledig overnemen ervan. Is dit nieuw terrein voor u en neemt uw klant voor het eerst personeel in dienst? Ook dan helpen wij graag. We informeren u over de aandachtspunten en starten de salarisadministratie desgewenst direct op.