Loonadministratie zelf doen, met professionele ondersteuning

19-11-2019

Loonadministratie-zelf-doen-met-ondersteuning

Bent u een accountant, administrateur of boekhouder en krijgen uw klanten personeel in dienst? Dan dient er een salarisadministratie bijgehouden te worden. Uitbesteden is een goede manier om de kwaliteit te waarborgen en stelt u in staat om uw corebusiness de volledige aandacht te geven. Liever de loonadministratie zelf doen, met professionele ondersteuning? Dat is ook prima mogelijk. Veel salarisadministrateurs bieden deze optie voor wie de maximale controle wil houden, maar wel wat hulp kan gebruiken.

Randvoorwaarden

Het correct opzetten en voeren van een salarisadministratie kan een behoorlijke klus zijn. Ga daarom bij uzelf na of u aan onderstaande voorwaarden voldoet.

  • U vindt het fijn om te leren werken met nieuwe software
  • U houdt graag uw kennis van loonadministratie op peil en bent op de hoogte van de continu veranderende wet- en regelgeving
  • U heeft het niet te druk met uw reguliere werkzaamheden en nog ruim voldoende tijd over om aan de salarisadministratie te besteden
  • U werkt zeer secuur en punctueel

Mocht er niet aan alle randvoorwaarden worden voldaan, dan adviseren wij u om de salarisadministratie uit te besteden. Heeft u wel de expertise, actuele kennis en tijd om een goede loonverwerking te voeren? Lees dan verder.

Salarissoftware en samenwerkingspartner
Zodra de keuze is gemaakt om de loonadministratie zelf te doen met professionele ondersteuning, resten nog twee vragen:

  1. Wat is de beste salarissoftware voor mijn situatie?
  2. Met welke professional ga ik een partnership aan?

Salarisadministrateurs werken vaak met specifieke software. Als u een partner selecteert, kiest u meestal ook gelijk voor de salarissoftware. Zo werken wij bijvoorbeeld alleen met Loket.nl, simpelweg omdat wij hier een tiental jaren ervaring mee hebben en dit naar onze mening de meest betrouwbare en efficiënte software is.

Ons uitdrukkelijke advies is om niet te besparen op de salarissoftware. Als het om loonadministratie gaat, dan is goedkoop vaak duurkoop. Onbetrouwbare software kan leiden tot kostbare fouten, waarvoor u verantwoordelijk en aansprakelijk bent. Daarnaast roept inefficiënte software, waarbij u lang moet wachten tot berekeningen worden afgerond of waarbij u onnodig veel handelingen moet verrichten, vaak veel irritatie op.

Wellicht overbodig om anno 2019 te vermelden, maar voor de zekerheid toch maar even: salarissoftware die niet volledig cloudbased (in de internetbrowser) is, mag naar onze mening niet serieus genomen worden. Softwareleveranciers die vandaag de dag zo ver achterlopen dat zij geen goede cloudbased oplossing bieden, zijn onzes inziens niet betrouwbaar. De software moet immers in verband met de alsmaar wijzigende regels geüpdatet worden. Hierop achterlopen is een signaal dat het kennisniveau mogelijk ook niet hoog genoeg is.  

Wij adviseren u om te kiezen voor een partij die u minimaal het volgende biedt:

  • Ad hoc ondersteuning voor systeemtechnische zaken
  • Ad hoc ondersteuning voor advieswerkzaamheden
  • Proactieve adviezen om kosten te besparen of risico’s te vermijden (bijvoorbeeld voor de LIV of WAB).
  • Continuïteit voor als u zelf niet beschikbaar bent, zoals bij vakantie, ziekte of andere calamiteiten

De opstart van administraties

Gaat het om grote aantallen werkgevers (10 of meer) en werknemers (50 of meer), dan wilt u de werkzaamheden wellicht inplannen. De opstart is normaliter met ingang van 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar (gedurende het kalenderjaar is vaak onwenselijk omdat alle maanden van het lopende jaar dan opnieuw moeten worden gedraaid in de nieuwe software). Bij grote aantallen kunt u bijvoorbeeld de maanden oktober en november gebruiken om de administraties op te starten en alvast een proefrun te draaien. Vervolgens kunt u in december de laatste mutaties na opstart in het nieuwe systeem doorvoeren en de fiscale jaarlonen/reserveringen vakantiegeld verwerken.

Bij kleinere aantallen kunt u vanuit praktisch oogpunt ook ervoor kiezen om na de laatste run van het kalenderjaar de administratie op te starten en dan gelijk in één keer de meest actuele gegevens/ fiscale jaarlonen en reserveringen vakantiegeld te verwerken. Op deze wijze hoeft u de dossiers slechts één keer beet te pakken.

Zijn er complexe maatwerkregelingen? Laat dan de mogelijkheid om dit efficiënt te verwerken in de software bouwen. Zo houdt u meer tijd over voor andere werkzaamheden.

De periodieke salarisverwerking

Nadat de salarisadministraties zijn opgestart kunt u een planning maken voor de vaste werkzaamheden. De administraties waarin weinig wijzigingen doorgevoerd hoeven te worden kunt u op een vast moment in de maand draaien, eventueel door het systeem op automatische wijze.

Tussentijdse aanpassingen worden automatisch door de salarissoftware doorgevoerd, of u ontvangt een signaal dat handmatige actie vereist is. Bijvoorbeeld als werknemers onder het wettelijke minimumloon betaald worden, of als er een CAO-indexatie plaatsvindt. Van uw samenwerkingspartner ontvangt u (waarschijnlijk) berichten over mogelijke voordelen of risico’s voor uw klanten.

Naast bovenstaande zullen er waarschijnlijk ook nog werkzaamheden tussendoor komen. Denk hierbij aan het opstellen van arbeidsovereenkomsten en proformaberekeningen. Mocht u deze zelf niet kunnen of willen uitvoeren, dan zou u hiervoor moeten kunnen terugvallen op uw samenwerkingspartner.

Mocht u nog vragen hebben

Wij hopen middels dit blog een goed beeld te hebben geschetst van hoe u de salarisadministratie zelf kunt doen, met professionele ondersteuning. Bent u geïnteresseerd in deze oplossing voor loonverwerking en in onze werkwijze? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Wij worden graag uw samenwerkingspartner.