Versoepeling administratie verplichtingen - Doorbetalen vaste reiskosten

20-04-2020

Kamerbrief2

Middels kamerbrief van 14-04-2020 en bijbehorend beleidsbesluit, zal de overheid (i.v.m. de corona crisis) soepeler omgaan met de administratieve verplichtingen van werkgevers, alsmede het doorbetalen van vaste reiskosten.

De tekst uit het beleidsbesluit (artikel 4 'loonheffingen') vindt u hieronder terug

4.1 Versoepeling administratieve verplichtingen

Werkgevers hebben rondom de loonheffingen bepaalde wettelijke administratieve verplichtingen. De huidige bijzondere omstandigheden kunnen meebrengen dat werkgevers deze verplichtingen in redelijkheid niet, niet tijdig of niet geheel kunnen nakomen. Dit kan leiden tot een in de wet voorziene sanctie die gelet op de bijzondere omstandigheden niet passend of redelijk is. Dit vind ik ongewenst. Daarom keur ik het volgende goed.

Goedkeuring
Ik keur goed dat de Belastingdienst een soepel standpunt inneemt in het geval dat een werkgever of werknemer gedurende de werking van dit besluit een wettelijke administratieve verplichting in redelijkheid niet, niet tijdig of niet volledig nakomt en dit voor zover mogelijk herstelt zodra dat kan.

Voorbeeld identificatieplicht nieuwe werknemer

Een werkgever moet voor de eerste werkdag van een werknemer of – als de werknemer op de eerste werkdag wordt aangenomen - op de eerste werkdag voor aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van het origineel van een toegelaten identiteitsbewijs en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie opnemen (zie artikel 28, eerste lid, onderdeel f, Wet op de loonbelasting 1964 en artikel 7.5 UBLB).

Het is in de huidige omstandigheden niet altijd in redelijkheid mogelijk om de identiteit van de werknemer tijdig volgens de wettelijke regeling vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. In een dergelijk geval kan de toepassing van het anoniementarief achterwege blijven als de werkgever de identiteit van de werknemer volgens de wettelijke regeling vaststelt zodra hij daar in redelijkheid toe in staat is. Dit laat de verplichting onverlet om een kopie (al dan niet digitaal) van het identiteitsbewijs tijdig op te nemen in de loonadministratie.

4.2 Ongewijzigd doorlopen vaste reiskostenvergoeding

Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woonwerktraject (zie onderdeel 4 van het besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015/0188M (Stcrt. 2015, 8385)). Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. Die verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Dit vind ik in deze bijzondere omstandigheden niet doelmatig en ongewenst. Daarom keur ik voor zoveel nodig het volgende goed.


Goedkeuring
Ik keur voor zoveel nodig goed dat een werkgever gedurende de werking van dit besluit voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.