Voorbereiding werkkostenregeling (WKR)

01-08-2015

DGA

Zoals het er nu naar uitziet wordt de Werkkostenregeling (WKR) écht verplicht vanaf 2015. Deze regeling zou eigenlijk vanaf 2014 al verplicht worden, maar is eerder een jaar uitgesteld.

Update 2015: de WKR is per 2015 definitief verplicht gesteld


De Werkkostenregeling kort samengevat
De Werkkostenregeling vervang de oude regeling van ‘vrije vergoedingen en verstrekkingen’. De oude regeling omvatte een veelvoud aan regels voor personeelskosten, zoals bijvoorbeeld de ‘fietsregeling’ die u wellicht bekend in de oren klinkt.

Binnen de werkkostenregeling wordt beoogd om de veelvoud aan regels eenvoudiger te maken. Vergoedingen en/of verstrekkingen vallen hierbij binnen één van de volgende categorieën:

1. Nihilwaarderingen - voorzieningen die de werknemer op of rondom de werkplek gebruikt (bijvoorbeeld het bureau waar uw werknemer aan werkt of consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd)

2. Gerichte vrijstellingen – vergoedingen en verstrekkingen die u vrij mag geven (bijvoorbeeld reiskosten tot € 0,19 per kilometer)

3. Intermediaire kosten – vergoedingen en verstrekkingen die uw werknemer voorschiet (bijvoorbeeld als een werknemer de benzine van de bedrijfsauto zelf betaalt en bij u declareert of zakelijke kosten voor de onderneming voorschiet)

4. Vrije ruimte – al hetgeen niet onder de andere categorieën valt en niet meer dan 30 % afwijkt van wat gebruikelijk is (bijvoorbeeld een niet-onderbouwde onkostenvergoeding, een kerstpakket of een personeelsfeest) en ook niet valt onder uitzonderingen (zoals een auto van de zaak)

Over de 3 eerstgenoemde categorieën hoeft geen belasting betaald te worden. Voor de categorie ‘vrije ruimte’ hoeft over de eerste 1,2 % (jaar: 2015) van het fiscaal loon van alle werknemers samen geen belasting betaald te worden. Over het meerdere dient 80 % eindheffing betaald te worden, middels de loonaangifte.


Wat nu te doen?
Wij adviseren u om minimaal de volgende stappen te ondernemen:

1. Richt binnen uw financiële administratie uw grootboekrekeningen zo in dat duidelijk blijkt onder welk van de 4 categorieën de vergoeding of verstrekking valt en u op een later tijdstip eenvoudig een rapportage kunt laten uitdraaien van een bepaalde categorie. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle ‘gerichte vrijstellingen’ met grootboekrekeningnummer 45 te laten beginnen (of een ander willekeurig nummer), of mogelijk kunt u –nog eenvoudiger - een bepaalde categorie koppelen binnen uw financiële software.

2. Als u in de loop van het jaar kosten maakt, houdt u er dan rekening mee dat u niet teveel personeelskosten maakt die ten koste van de vrije ruimte gaan, want als u boven het vrijgestelde percentage uitkomt dan dient u hierover 80 % eindheffing te betalen.

3. Bij het inboeken van de vergoedingen en versrekkingen in uw administratie, beoordeel dan onder welke categorie de kosten vallen en boek deze op de juiste grootboekrekening onder de juiste categorie. Middels deze link van de Belastingdienst kunt u dit beoordelen. Komt u er zelf niet uit, dan horen wij dat natuurlijk graag van u.

4. Controleer aan het eind van het jaar (2015) of uw personeelskosten binnen de vrije ruimte het vrijgestelde percentage hebben overschreden. Momenteel moet u het maandelijks beoordelen, maar het ziet er naar uit dat dit vanaf 2015 alleen nog in de loonaangifte van december verrekend moet worden. Is de vrije ruimte overschreden, dan kunt u het bedrag zelf online invoeren of per e-mail aan ons doorgeven. Wij zullen dit bedrag dan voor u verwerken in de loonaangifte, zodat u hier een eindheffing van 80% over wordt geheven.


Tip indien u DGA bent
Als u Directeur-Groot-Aandeelhouder bent, dan geldt de werkkostenregeling ook voor u. Dit betekent dat u gebruik kunt maken van het vrijgestelde percentage aan vrije ruimte. Als u geen verder geen vergoedingen of verstrekkingen heeft die binnen de vrije ruimte vallen, kunt u op basis van uw eigen fiscaal loon een onbelaste vergoeding aan uzelf uitkeren. Bij een salaris van bijvoorbeeld € 45.000 bedraagt dit een onbelaste vergoeding van € 540 (op basis van het percentage 2015 van 1,2%).

 

Heeft u nog vragen of als u nog hulp nodig heeft, dan adviseren wij u om contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag verder, zoals u van ons gewend bent. Heeft u een specifieke casus, dan adviseren wij u tevens om contact met ons op te nemen, aangezien de regels inmiddels gewijzigd kunnen zijn.