Waar moet een salarisstrook aan voldoen?

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om loonstroken te verstrekken aan hun personeel bij de eerste uitbetaling en bij veranderingen in het salaris. Wij vertellen waar zo’n specificatie allemaal aan moet voldoen.

Verplichte gegevens

Onderstaande gegevens moeten volgens de Belastingdienst verplicht op de salarisstrook worden vermeld:

• Het brutoloon
• De samenstelling van het brutoloon (bijv. basissalaris, toeslagen en premies)
• De ingehouden bedragen (bijv. loonbelasting, inhouding pensioenpremie en bijdrage privégebruik auto)
• De wettelijke minimumvakantiebijslag
• Het aantal gewerkte uren
• De periode waarover het salaris is betaald
• Het wettelijk minimumloon dat voor de werknemer geldt
• De bedrijfsnaam en de naam van de werknemer

Op 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in werking getreden. Deze wet schrijft voor dat op de loonstrook ook de aard van het dienstverband (vast of flexibel) moet staan. Het soort contract bepaalt namelijk de hoogte van de WW-premie.

Aanvullende gegevens

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om extra informatie op de salarisstrook te vermelden, zoals:

• Het Burgerservicenummer van de medewerker
• Het nummer van de inkomstenverhouding
• Het loon voor de werknemersverzekeringen
• De uren waarover het loon is betaald
• De lopende verzekeringen van de medewerker
• Het nettoloon
• De loonheffingstabel die van toepassing is
• De loonheffingskorting
• Het loon voor de Zvw
• De verrekende arbeidskorting

Salarisadministratie in begrijpelijke taal

Een loonstrook geeft inzicht in de opbouw van het bruto- en nettosalaris. Werkgevers moeten zorgen voor een duidelijke specificatie zodat werknemers het uitbetaalde bedrag kunnen controleren. Alle inhoudingen en verrekeningen dienen gespecifieerd vermeld te staan. Helaas blijkt in de praktijk dat een meerderheid de informatie op de loonstrook niet begrijpt. Daarnaast is niet elk exemplaar even overzichtelijk. Werkgevers zijn namelijk volledig vrij om te bepalen hoe de lay-out eruitziet. Er is geen vast model. Als er gebruik wordt gemaakt van een salarissoftwarepakket, dan is de vormgeving van de leverancier vaak leidend.

Vereisten van digitale loonstroken

De loonstrook hoeft niet persé schriftelijk uitgereikt te worden, digitaal mag ook mits de werknemer daarmee instemt. Zonder expliciete toestemming dient de werkgever een papieren exemplaar te verstrekken.

Digitale loonstroken moeten goed beveiligd worden. Het is dus niet raadzaam om ze zomaar via de mail te verzenden. Organisaties kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van een online portaal. Daarnaast is de mogelijkheid tot opslaan verplicht.

Foutloze loonstroken

Van werkgevers wordt verwacht dat zij complete én correcte loonstroken verstrekken. De wet- en regelgeving en, indien van toepassing, cao moet exact worden nageleefd. Als de specificatie niet klopt, mag een werknemer eisen dat het wordt gecorrigeerd. Helaas komen foutjes geregeld voor. Vooral bij werkgevers die denken de salarisadministratie er zelf even bij te doen, zonder ondersteuning van een professional.

De salarisadministratie uitbesteden aan een specialist

Het verzorgen van de loonverwerking is specialistisch werk. Salarisadministrateurs zijn op de hoogte van de steeds veranderde wetgeving op het gebied van onder meer fiscale regelingen en cao-bepalingen. Ze waarborgen de kwaliteit en continuïteit van de loonverwerking, wat meer zekerheid voor de organisatie en het personeel betekent.

Samenwerken met Easy Salary

Wij zijn gespecialiseerd in het verzorgen van de salarisverwerking voor accountants en administratiekantoren. Outsourcing kan, afhankelijk van uw wensen, gedeeltelijk of volledig. Voor meer informatie over de mogelijkheden verwijzen we u graag door naar ons blog De Salarisadministratie uitbesteden: hoe werkt dat?

Neem bij vragen gerust contact met ons op!